Prosim, daj mi feedback!

Povratne informacije

O pomembnosti povratne informacije (feedback) vemo veliko, vendar se še vedno srečujemo z velikimi izzivi, ko jih moramo sprejeti ali dajati. Na splošno izraz »povratne informacije« uporabljamo in razumemo kot podajanje koristnih informacij v obliki pohvale ali kritike, ki jih posredujemo posamezniku ali skupini z namenom izboljšanja njihogvega delovanja. Lep opis, kajne? Vprašanje je, kje se potem zalomi komunikacije in zakaj so velikokrat povratne informacije razlog za nastanek konflikta?

Kdo bi prav za prav nasprotoval temu, da so povratne informacije koristne? Po mojih izkušnjah veliko ljudi trdi, da si želijo sprejemati povratne informacije, četudi so te v obliki kritik. Vendar praksa kaže drugače. Na delavnicah in individualnih svetovanjih sem velikokrat poslušala, kako se ljudje počutijo slabo, ko jim nekdo da povratne informacije, nekateri pa se počutijo še slabše, če jih morajo komu drugemu dajati.

Dejstvo je, da ustrezno podane povratne informacije lahko prispevajo k temu, da se izboljša delovanje posameznikov, podjetij in timov. Lahko pozitivno prispevajo pri sprejemanju določenih odločitev ali zagonu novega projekta. Vendar je tudi dejstvo, da se zelo veliko posameznikov srečujejo z izzivi, kadar je treba dajati in sprejemati povratne informacije. Zato z vami v nadaljevanju delim nekaj uporabnih informacij, kako dajati in sprejemati povratne informacije.

Dajati pohvalo

• Ko želimo koga pohvaliti, je treba osebo ali ekipo pohvaliti utemeljeno, jasno in konkretno. Pohvala mora biti vezana na dosežene cilje ali posamezne dosežke To pomeni, da posameznikom moramo argumentirati svojo pohvalo, saj drugače učinek splošne pohvale izzveni prehitro in nima dolgoročnega efekta.
• Pozitivne povratne informacije podajamo odkrito in javno. Priporočljivo je, da osebo pohvalimo pred drugimi. To deluje motivacijsko na posameznika in na skupino.
• Pohvalo dajemo redno, strateško in spodbudno. Pri osebi pohvalimo vedenje in ga spodbudimo, da se razvija v prihodnosti. Zavedajmo se, da pohvala močno orodje, ki lahko deluje motivacijsko na dolgi rok.

Dajati kritiko

• Tako kot pri pohvali, mora biti tudi kritika konkretna in jasna. Ne smemo posameznika ali skupino kritizirati na splošno in ne vezano na posamezno vedenje ali dejanje. Kritika je resnično namenjena temu, da se posamezniki zavedajo svojih napak in možnosti za razvoj, vendar je potrebno, da vsebuje tudi spodbudo. Na primer, če svojemu otroku dajete kritiko, da se ne uči, ga je treba opozoriti na vedenje »opažam, da učenju ne posvečaš dovolj časa in zaradi tega pride do težav v šoli« in ne »ti si len in neodgovoren, zato si tudi slab v šoli«. Pomembno je, da pri posamezniku kritiziramo vedenje in ne osebnost. Spodbudni del kritike mora prav tako biti realen in utemeljen »res je, da imaš trenutno izzive v šoli, vendar verjamem, da boš to kmalu popravil, saj vem, da si odgovoren in marljiv«.
• Za kritiko si moramo vzeti čas in se pripraviti. Velikokrat je dajanje kritike čustveno napet trenutek tudi za nas samih in prehitro lahko izgubimo fokus. Treba se je pripraviti in vnaprej določiti kaj želimo doseči s kritiko. Ne pozabimo, da je kritika priložnost za razvoj in ne zgolj kritiziranje in kaznovanje.
• Kritiko dajemo individualno oziroma v skupini, če je usmerjena na celotno ekipo. Nikakor posameznika ne izpostavljamo pred skupino ljudi, predvsem ko gre za skupino sodelavcev, soigralcev, sošolcev itd. Nikoli ne moremo predvideti, kako se bo posameznik odzval, kakšen učinek bo imela kritika na njegovo počutje. Zavedajmo se, da je to poseben proces, ki zahteva visoko mero tolerance, razumevanja in empatije.

Sprejemanje povratnih informacij

• Vadimo aktivno poslušanje

O aktivnem poslušanju ste zagotovo že slišali veliko, vendar pomembno je, koliko ga uporabljate v praksi. Aktivno poslušanje pomeni, da popolnoma spremljate svojega sogovornika, ste odprti in radovedni do informacij, ki vam jih ga in jih resnično razumete kot priložnost za rast. Vsaka povratna informacije, dobra ali slaba, kakovostno podana ali ne, je možnost, da spoznamo, kako nas doživljajo drugi. Zato vedno bodite odprti, da resnično slišite, kako vas doživljajo drugi.

• Razvijajte sposobnosti emocionalne inteligentnosti

Emocionalna inteligentnost je koncept, ki ga vrsto let razvija znani psiholog Daniel Goleman. Emocionalna inteligentnost temelji na kompetencah samozavedanja, upravljanja s samim seboj, empatije, motivacije in socialnih veščin. Na kratko to pomeni, da je pri sprejemanju povratnih informacije pomembno, da smo sposobni prepoznati in upravljati z lastnimi emocijami ter s svojim vedenjem pozitivno in učinkovito vplivamo na počutje drugih. Zavedati se je treba, da so povratne informacije ključne za naš razvoj in tudi če nam jih ni vedno prijetno sprejemati, je pomembno, da smo do njih odprti. Treba je tudi upoštevati, da se velikokrat osebe, ki dajejo feedback prav tako ne počutijo lagodno v tej vlogi. Zato je treba pri tem procesu razvijati empatijo na obeh straneh.

• Povratne informacije sprejemamo

Pomembno je, da povratnim informacijam, bodisi v obliki kritike ali pohvale, ne nasprotujemo. Potrebno je, da jih pozorno poslušamo, predelamo in upoštevamo. Velikokrat smo zaradi obrambnih mehanizmov, ki se zgodijo na nezavedni ravni, lahko preobčutljivi na kritiko, saj je dokazano, da naši možgani ne marajo kritike. O tem si lahko preberite v knjigi Management Rewired: Why Feedback Doesn’t Work and Other Supervisory Lessons From Brain Science avtorja Charlesa Jacoba. Posamezniki kritiko sprejemamo skozi lastne vrednote in poglede na svet, zato jih pogosto razumemo negativno. Podobno je tudi pri sprejemanju pohvale, čeprav gre za pozitivno sporočilo. Predstavljate si, da vam direktor reče, da ste priden in marljiv zaposlen, ker ste določen projekt po njegovem mnenju zaključili izvrstno. Vaše mnenje je pa je, da ste delo opravili povprečno, saj imate zelo visoko nastavljena merila. V takšnih primerih si lahko mislite, da vaš nadrejen ne misli resno in vas celo podcenjuje. Zanimivo, kajne? Vendar tako delujejo naši možgani.

• Za povratne informacije se zahvalimo

Pomembno je, da se za povratne informacije zahvalimo, če tudi nam niso bile všeč. S tem posameznikom pokažemo svojo odprtost do sprejemanja feedbacka in sebi omogočamo možnost za rast. Dejstvo je, da imamo običajno o sebi zelo jasno sliko, vendar velikokrat »spregledamo« določene stvari. Zato je treba razvijati odprtost do informacij okolice in ostalih.

Za konec

Povratne informacije…

… nastavijo ogledalo

… omogočimo priložnost za rast

… delujejo motivacijsko

… izboljšujejo odnose

… dvigujejo samozavest